KotaDex – Benutzerhandbuch

Erste Schritte

KotaDex ist ein Business-Toolkit, das sich um einen einzigen Moment dreht: Jemand gibt Ihnen eine Karte. Scannen Sie sie, und der Kontakt landet mit den Tags und Erinnerungen, die Sie für die Nachverfolgung brauchen, in Ihrem Netzwerk. Um diesen Kern herum gruppieren sich acht Tools für den Papierkram des Arbeitsalltags – Belege, Dokumente, handschriftliche Notizen, Barcodes und Social-Media-Beiträge.

Die App ist in fünf Tabs am unteren Bildschirmrand gegliedert:

• Start – Ihre digitale Visitenkarte und die Schnellzugriffe
• Netzwerk – jeder gescannte Kontakt, durchsuchbar und nach Tag filterbar
• Scannen – die erhöhte Schaltfläche in der Mitte: eine Visitenkarte scannen
• Tools – die acht Tools
• Erinnerungen – Follow-up-Erinnerungen nach Tag

Die Einstellungen erreichen Sie über das Zahnrad oben rechts auf jedem Bildschirm.

Kostenlos vs. Pro

• Kostenlos: alles aus diesem Tutorial. Auf den Übersichtsbildschirmen erscheint Werbung, und ein kurzer Werbespot schaltet jeden CSV- oder PDF-Export frei.
• Pro: genau dieselben Funktionen, aber ohne jede Werbung und mit sofortigen Exporten – siehe KotaDex Pro.

Nichts, was Sie scannen oder eingeben, verlässt jemals Ihr Gerät: Es gibt kein Konto, keine Cloud und keine Synchronisierung. Sichern Sie Ihr Telefon, um eine Kopie zu behalten.

Eine Visitenkarte scannen

Tippen Sie auf die runde Schaltfläche Scannen in der Mitte der Tab-Leiste oder auf Karte scannen auf dem Start-Bildschirm.

• Foto aufnehmen öffnet die Kamera. Füllen Sie den Rahmen mit der Karte, halten Sie das Telefon gerade und tippen Sie auf den Auslöser.
• Foto auswählen importiert eine Karte, die Sie zuvor fotografiert haben.
• Diesen Scan taggen schon vor der Aufnahme: Wählen Sie einen vorhandenen Tag oder tippen Sie einen neuen ein und drücken Sie die Eingabetaste. Der Tag wird automatisch mit dem Kontakt verknüpft.

KotaDex liest die Karte direkt auf Ihrem Gerät – unter iOS mit Apple Vision, unter Android mit Google ML Kit – und trägt Name, Position, Firma, Telefonnummern, E-Mail, Website und Social-Media-Profile ein, die es findet. Dreißig Schriftsysteme werden unterstützt, von Lateinisch und Kyrillisch bis Arabisch, Hebräisch, Devanagari, Thai und CJK.

Bei Karten mit einem Foto der Person wird dieses Foto erkannt und als Kontaktbild vorgeschlagen.

Überprüfen und speichern

Nach dem Scannen landen Sie im Kontakt-Editor, in dem bereits alle Felder ausgefüllt sind. Korrigieren Sie, was die Kamera falsch gelesen hat, fügen Sie Notizen hinzu („beim SaaS Summit kennengelernt“) und tippen Sie auf Sichern.

• Telefonnummern haben einen Typ – Mobil, Arbeit, Privat – tippen Sie auf die Markierung, um ihn zu ändern, oder auf Weitere Telefonnummer hinzufügen.
• Für Social-Media-Profile gibt es eine Plattformauswahl: LinkedIn, X, Instagram und weitere.
• In Kontakte sichern überträgt die Person auf Wunsch inklusive Kartenfoto auch in die Kontakte-App Ihres Telefons.

Mein Netzwerk

Der Tab Netzwerk enthält jede Karte, die Sie je gescannt haben, sortiert nach Nachname mit einem A-Z-Index am rechten Rand.

• Die Suche durchsucht Namen, Firmen, Positionen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen während der Eingabe.
• Die Tag-Chips unter dem Suchfeld filtern die Liste auf einen einzigen Tag; Alle zeigt wieder alle an.
• Tippen Sie auf einen Kontakt, um ihn zu bearbeiten; wischen Sie unter iOS zum Löschen, oder verwenden Sie unter Android das Papierkorb-Symbol.
• Exportieren in der Kopfzeile schreibt das gesamte Netzwerk in eine CSV-Datei, die Sie in Excel, Numbers oder Google Sheets öffnen oder in ein CRM importieren können.

Mit Pro ist der Export sofort verfügbar. Im kostenlosen Plan läuft zuerst ein kurzer Werbespot.

Tags

Über Tags merkt sich KotaDex, *warum* Sie eine Karte haben. Fügen Sie sie schon beim Scannen hinzu, oder bearbeiten Sie einen Kontakt und ergänzen Sie sie später. Typische Tags: Client (Kunde), Partner (Partner), Investor (Investor), Vendor (Lieferant), Conference (Konferenz), Follow up (Nachfassen).

Einstellungen → Tags listet alle verwendeten Tags auf; benennen Sie einen Tag dort um, und alle Kontakte werden aktualisiert.

Ihre digitale Visitenkarte

Der Start-Bildschirm ist Ihre eigene Karte. Beim ersten Öffnen von KotaDex werden Sie nach Name, Position, Firma, Telefonnummer und E-Mail-Adresse gefragt; Sie können außerdem ein Foto und ein Logo für die Mitte des QR-Codes hinzufügen.

Nach dem Speichern zeigt Start die Karte mit einem QR-Code. Scannt jemand ihn mit der Handykamera, öffnen sich Ihre Angaben als neuer Kontakt auf dessen Telefon – ohne dass die Gegenseite die App benötigt.

• Meine Karte teilen verschickt das QR-Bild oder die Kontaktdatei per Nachricht, E-Mail oder AirDrop.
• Tippen Sie auf den Stift auf der Karte oder gehen Sie zu Einstellungen → Digitale Visitenkarte, um sie zu bearbeiten.

Erinnerungen

Der Tab Erinnerungen macht aus Tags Follow-ups.

1. Wählen Sie einen Tag – zum Beispiel *Follow up* (Nachfassen) oder *Conference* (Konferenz).
2. Legen Sie den Zeitpunkt fest: 1 Tag, 3 Tage, 1 Woche, 2 Wochen oder 1 Monat, oder wählen Sie ein Datum und eine Uhrzeit.
3. Tippen Sie auf Erinnerung planen.

KotaDex sendet dann eine Benachrichtigung. Geplante Erinnerungen werden unterhalb des Formulars aufgelistet; tippen Sie auf das X, um eine davon abzubrechen. Benachrichtigungen benötigen beim ersten Mal eine Berechtigung – falls Sie diese abgelehnt haben, schalten Sie sie in den Einstellungen Ihres Telefons wieder ein.

Die Tools-Übersicht

Der Tab Tools enthält acht Tools. Jedes öffnet sich im Vollbild und kehrt mit dem Zurück-Pfeil zur Übersicht zurück.

Barcode-Scanner und Buchsuche

Barcode-Scanner liest mit der Kamera jeden Barcode oder QR-Code und speichert die letzten fünfzig Scans in einem Verlauf, aus dem Sie kopieren oder den Sie leeren können. Links öffnen sich in Ihrem Browser; Kontakt-QR-Codes öffnen sich als Kontakte.

Buchsuche nimmt eine ISBN – gescannt oder eingetippt – entgegen und findet Titel, Autor und Cover, mit Links zu Amazon, Google Books und Wikipedia.

Barcode-Generator

Erstellen Sie einen QR-Code oder einen Barcode aus beliebigem Text, einem Link, einer Telefonnummer oder Wi-Fi-Daten. Wählen Sie den Typ, geben Sie den Inhalt ein, und der Code wird live erzeugt; speichern Sie ihn in Ihren Fotos oder teilen Sie ihn.

Dokumente

Scannen Sie mehrseitige Dokumente in ein PDF. Die Kantenerkennung richtet jede Seite gerade aus; fügen Sie Seiten hinzu, ordnen Sie sie neu an und exportieren oder teilen Sie anschließend das PDF.

Belege

Fotografieren Sie einen Beleg, und KotaDex liest Händler, Datum und Gesamtbetrag aus, ordnet ihn einer Kategorie zu (Verpflegung, Reisen, Kraftstoff, Unterkunft, Büro, Material, Sonstiges) und führt laufende Summen für diesen Monat und insgesamt.

• Beleg scannen nutzt die Kamera; Aus Foto importiert einen bereits vorhandenen Beleg.
• Tippen Sie auf einen Beleg, um ein Feld zu korrigieren oder die Kategorie zu ändern.
• Exportieren schreibt alle Belege für Ihre Spesenabrechnung in eine CSV-Datei.

Notizen in Text

Fotografieren Sie eine handschriftliche Seite oder ein Whiteboard, und KotaDex macht daraus bearbeitbaren Text. Geben Sie der Notiz einen Titel, korrigieren Sie Erkennungsfehler und kopieren Sie den Text, wohin Sie ihn brauchen. Das Originalfoto bleibt an der Notiz erhalten.

Social-Media-Posts

Sieben Vorlagen für die Beiträge, die ein Unternehmen tatsächlich braucht: Große Ankündigung, Sale / Aktion, Event, Zitat / Referenz, Produkt im Fokus, Wir stellen ein und Meine Visitenkarte. Tragen Sie Ihre Angaben ein und exportieren Sie ein sofort postbares Bild oder ein kurzes Video.

Einstellungen

Das Zahnrad oben rechts öffnet die Einstellungen.

• Auf Pro upgraden – Pläne und Käufe wiederherstellen
• Digitale Visitenkarte – Ihre eigene Karte bearbeiten
• Tags – Tags umbenennen oder entfernen
• Töne – der Bestätigungston beim Scannen
• Datenbank – wie viele Kontakte Sie haben, und Alle löschen
• Datenschutzoptionen – Ihre Einwilligung zu Werbung einsehen oder ändern (wird angezeigt, wo zutreffend)
• Info – Version, Support-E-Mail und die Datenschutzerklärung

Datenbank und Ihre Daten

Alles, was KotaDex speichert, bleibt auf Ihrem Gerät. Einstellungen → Datenbank zeigt die Anzahl der Kontakte und bietet Alle löschen; einzelne Belege, Dokumente, Notizen und Scans löschen Sie auf ihren jeweiligen Bildschirmen.

Wenn Sie die App löschen, werden alle ihre Daten entfernt. Auf unserer Seite gibt es nichts zu löschen, da wir sie nie erhalten – siehe die Datenschutzerklärung.

KotaDex Pro

Pro entfernt jede Werbung und macht Exporte sofort verfügbar. Es handelt sich um ein Abonnement, das über den App Store oder Google Play abgerechnet wird:

Verwalten oder kündigen Sie das Abonnement in Ihrem App-Store- oder Google-Play-Konto. Käufe wiederherstellen auf dem Pro-Bildschirm bringt Pro auf einem neuen Telefon zurück.

Fragen? Schreiben Sie an [email protected] oder nutzen Sie das Kontaktformular.