KotaDex - Gebruikershandleiding

Aan de slag

KotaDex is een zakelijke toolkit die draait om één moment: iemand geeft je een visitekaartje. Scan het, en het contact staat met de tags en herinneringen die je nodig hebt om op te volgen in je netwerk. Daaromheen staan acht tools voor het papierwerk van het werkende leven — bonnen, documenten, handgeschreven notities, barcodes en social posts.

De app is verdeeld in vijf tabbladen onderaan het scherm:

• Home - je digitale visitekaartje en de snelle acties
• Netwerk - elk contact dat je hebt gescand, doorzoekbaar en filterbaar op tag
• Scannen - de verhoogde knop in het midden: scan een visitekaartje
• Tools - de acht tools
• Herinneringen - follow-up-herinneringen op tag

Instellingen vind je achter het tandwiel rechtsboven in elk scherm.

Gratis versus Pro

• Gratis: alles uit deze handleiding. Tijdens het bladeren zie je advertenties, en een korte advertentie ontgrendelt elke CSV- of PDF-export.
• Pro: precies dezelfde functies, maar zonder advertenties en met directe exports — zie KotaDex Pro.

Niets van wat je scant of typt verlaat ooit je toestel: er is geen account, geen cloud en geen synchronisatie. Maak een back-up van je telefoon om een kopie te bewaren.

Een visitekaartje scannen

Tik op de ronde knop Scannen in het midden van de tabbalk, of op Kaartje scannen op het Home-scherm.

• Maak foto opent de camera. Vul het kader met het kaartje, houd de telefoon horizontaal en tik op de sluiterknop.
• Kies foto importeert een kaartje dat je eerder hebt gefotografeerd.
• Deze scan taggen doe je vóór het scannen: kies een bestaande tag of typ een nieuwe en druk op Enter. De tag wordt automatisch aan het contact gekoppeld.

KotaDex leest het kaartje op je toestel — Apple Vision op iOS, Google ML Kit op Android — en vult automatisch de naam, functietitel, bedrijfsnaam, telefoonnummers, e-mailadres, website en social media-namen in die het vindt. Dertig schriftsystemen worden ondersteund, van Latijns en Cyrillisch tot Arabisch, Hebreeuws, Devanagari, Thai en CJK.

Bij kaartjes met een foto van de persoon wordt die foto herkend en aangeboden als contactfoto.

Controleren en bewaren

Na een scan kom je in de contacteditor terecht, met elk veld al ingevuld. Corrigeer wat de camera verkeerd heeft gelezen, voeg notities toe ("ontmoet op SaaS Summit") en tik op Bewaar.

• Telefoonnummers hebben een type — Mobiel, Werk, Thuis — tik op de pil om het te wijzigen, of op Nog een telefoonnummer toevoegen.
• Voor social media-namen kies je een platform: LinkedIn, X, Instagram en meer.
• Bewaar in contacten zet de persoon ook in de contacten-app van je telefoon, inclusief de kaartfoto, als je dat wilt.

Mijn netwerk

Het tabblad Netwerk bevat elk kaartje dat je ooit hebt gescand, gesorteerd op achternaam met een A-Z-index rechts.

• Zoeken doorzoekt namen, bedrijven, functies, telefoonnummers en e-mailadressen terwijl je typt.
• De tagchips onder het zoekveld filteren de lijst op één tag; Alles haalt iedereen weer terug.
• Tik op een contact om het te bewerken; veeg om te verwijderen op iOS, of gebruik het prullenbakicoon op Android.
• Exporteren in de kopbalk schrijft je hele netwerk naar een CSV-bestand dat je kunt openen in Excel, Numbers of Google Sheets, of importeren in een CRM.

Met Pro is exporteren direct. Op het gratis abonnement speelt eerst een korte advertentie af.

Tags

Met tags onthoudt KotaDex *waarom* je een kaartje hebt. Voeg ze toe tijdens het scannen, of bewerk een contact en voeg ze later toe. Voorbeelden van tags: Client, Partner, Investor, Vendor, Conference, Follow up (klant, partner, investeerder, leverancier, conferentie, opvolgen).

Instellingen → Tags toont elke tag die in gebruik is; hernoem daar een tag en elk contact wordt bijgewerkt.

Jouw digitale visitekaartje

Het Home-scherm is je eigen kaartje. De eerste keer dat je KotaDex opent, vraagt de app om je naam, functie, bedrijf, telefoonnummer en e-mailadres; je kunt een foto en een logo toevoegen voor het midden van de QR-code.

Eenmaal bewaard, toont Home het kaartje met een QR-code. Wanneer iemand deze scant met de camera van hun telefoon, openen jouw gegevens als nieuw contact op hun telefoon — daarvoor is aan hun kant geen app nodig.

• Mijn kaartje delen verstuurt de QR-afbeelding of het contactbestand via bericht, e-mail of AirDrop.
• Tik op het potloodje op het kaartje, of ga naar Instellingen → Digitaal visitekaartje, om het te bewerken.

Herinneringen

Het tabblad Herinneringen zet tags om in follow-ups.

1. Kies een tag — bijvoorbeeld *Follow up* of *Conference*.
2. Kies wanneer: 1 dag, 3 dagen, 1 week, 2 weken of 1 maand, of kies een datum en tijd.
3. Tik op Herinnering plannen.

KotaDex stuurt op dat moment een melding. Geplande herinneringen staan onder het formulier; tik op de X om er een te annuleren. Meldingen hebben de eerste keer toestemming nodig — als je dit hebt geweigerd, zet ze dan weer aan in de instellingen van je telefoon.

Toolsoverzicht

Het tabblad Tools bevat acht tools. Elke tool opent op volledig scherm en keert terug naar het overzicht met de terugpijl.

Barcodescanner en boek opzoeken

Barcodescanner leest elke barcode of QR-code met de camera en bewaart de laatste vijftig scans in een geschiedenis waaruit je kunt kopiëren of die je kunt wissen. Links openen in je browser; QR-codes van contacten openen als contact.

Boek opzoeken neemt een ISBN — gescand of getypt — en vindt de titel, auteur en cover, met links naar Amazon, Google Books en Wikipedia.

Barcodegenerator

Maak een QR-code of barcode van tekst, een link, telefoonnummer of Wi-Fi-gegevens. Kies het type, voer de inhoud in, en de code verschijnt direct; bewaar hem in je foto's of deel hem.

Documenten

Scan documenten met meerdere pagina's naar een PDF. Randdetectie recht elke pagina; voeg pagina's toe, verander de volgorde en exporteer of deel daarna de PDF.

Bonnen

Fotografeer een bon en KotaDex leest de winkel, datum en het totaalbedrag, deelt hem in bij een categorie (Maaltijden, Reizen, Brandstof, Overnachting, Kantoor, Benodigdheden, Overig) en houdt lopende totalen bij voor deze maand en aller tijden.

• Scan bon gebruikt de camera; Vanuit foto importeert een bon die je al hebt.
• Tik op een bon om een veld te corrigeren of de categorie te wijzigen.
• Exporteren schrijft een CSV van elke bon voor je onkostendeclaratie.

Notities naar tekst

Fotografeer een handgeschreven pagina of een whiteboard en KotaDex zet het om in bewerkbare tekst. Geef de notitie een titel, corrigeer eventuele fouten en kopieer de tekst waar je die nodig hebt. De originele foto blijft aan de notitie gekoppeld.

Social posts

Zeven templates voor de posts die een bedrijf daadwerkelijk plaatst: Grote aankondiging, Sale / Actie, Evenement, Citaat / Testimonial, Uitgelicht product, Wij zoeken personeel en Mijn visitekaartje. Vul je gegevens in en exporteer een kant-en-klare afbeelding of een korte video.

Instellingen

Het tandwiel rechtsboven opent Instellingen.

• Upgrade naar Pro - abonnementen en aankopen herstellen
• Digitaal visitekaartje - bewerk je eigen kaartje
• Tags - hernoem of verwijder tags
• Geluiden - het bevestigingsgeluid bij scannen
• Database - hoeveel contacten je hebt, en Verwijder alles
• Privacyopties - bekijk of wijzig je keuzes voor advertentietoestemming (getoond waar van toepassing)
• Info - versie, e-mailadres voor ondersteuning en het privacybeleid

Database en jouw gegevens

Alles wat KotaDex bewaart, staat op je toestel. Instellingen → Database toont het aantal contacten en biedt Verwijder alles; individuele bonnen, documenten, notities en scans verwijder je vanuit hun eigen scherm.

Als je de app verwijdert, verdwijnen ook alle gegevens. Aan onze kant is er niets te verwijderen, omdat we ze nooit ontvangen — zie het privacybeleid.

KotaDex Pro

Pro verwijdert alle advertenties en maakt exports direct. Het is een abonnement dat wordt afgeschreven via de App Store of Google Play:

Beheer of zeg het abonnement op in je App Store- of Google Play-account. Herstel aankopen op het Pro-scherm brengt Pro terug op een nieuwe telefoon.

Vragen? Mail naar [email protected] of gebruik het contactformulier.